Av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift er det én som er viktigere å ha styr på enn de to andre. Har du ikke kontroll på skattetrekket blir det fort kroken på døra.
- Det er skattetrekket som er det viktigste å gjøre hver eneste måned.
Senior controller Sven Arnesen i Escalon Services er klinkende klar: Av de tre «hodepinene» alle som driver et selskap i Norge må ha kontroll på, er det skattetrekket i forbindelse med lønnskjøringen som er det viktigste. Men det har konsekvenser å ikke levere inn til fristene uansett, også når det er snakk om merverdiavgift, arbeidsgiveravgift eller a-melding.
- Skattetrekk og arbeidsgiveravgift skal betales annenhver måned. Innbetalingene starter i januar og følger deretter oddetallsvis, altså mars, mai, osv. Merverdiavgiften skal også betales annenhver måned. Første innbetaling er i februar og følger så partallsmånedene utover året.
- Så uansett hva det er snakk om, er det noe å gjøre hver måned?
- Ja, hver eneste måned. Men det er mest alvorlig å ikke gjøre skattetrekk. Det er den viktigste. Deretter følger arbeidsgiveravgiften, med merverdiavgiftbetalingen som den minst alvorlige.
Men sanksjoner for ikke å utføre skattetrekk når man betaler de ansatte lønn er en problemstilling de aller færreste norske selskaper kommer i berøring med. Det har en god forklaring, ifølge Arnesen.
- Jeg har ikke vært nødt til å påpeke overfor en eneste av selskapene jeg hjelper, at det er viktig å gjøre skattetrekk. Det er en selvfølge i norske bedrifter.
- I hvilke situasjoner kan det likevel bli et tema?
- Det er bare hvis du som selskap er i en alvorlig likviditetskrise og du må gå til alle kreditorene dine, Skatteetaten inkludert, og si at du har problemer, at det er et spørsmål. Det går for eksempel an å forhandle med de ansatte om utbetaling av lønn, gitt en alvorlig situasjon. Men når du først registrerer lønnen, med en A-melding som går til Altinn, der det står hvor mye lønn du utbetaler, skal du samtidig sette av penger til skattetrekk. Idet du ikke gjør det, har du faktisk brutt loven.
Når det gjelder arbeidsgiveravgift og merverdiavgift forholder det seg ikke like strengt.
- Nei, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift følger andre løp, med andre utsettelsesmuligheter og gebyrer. Skattetrekket kan du ikke gjøre noe med. Senest dagen etter lønnsutbetalingen skal skattetrekket overføres til særskilt bankkonto som er sperret for annen bruk enn å betale skattetrekket.
- Overholder du ikke denne forpliktelsen skal regnskapsføreren umiddelbart si fra. Da risikerer du at de ikke vil kunne ha deg som kunde lenger.
I stor grad er skattetrekket og de to andre hodepinene et spørsmål om likviditetsstyring. Det handler om å ha kontroll på pengestrømmen i selskapet, uansett bransje, uansett marked, uansett hvor mange ansatte du har. Er du et norsk firma, skal du kjøre lønn på en helt bestemt måte.
- Når du skal kjøre lønn, er det slik at ca 70 % går til de ansatte, mens ca 30 % går til skattetrekk. Det er noe du gjør i samme bevegelse. Med arbeidsgiveravgift og moms er det annerledes.
- Hvordan da?
- Det er ikke noe krav om at disse pengene skal overføres til en egen bankkonto. Det vil si at du må være våken og følge med. Det er penger som settes av i regnskapet. Da må du følge godt med slik at du vet hvor mye som skal ut, og kan ta høyde for det i likviditetsplanleggingen.
- Men egentlig er reglene enkle. Det er bare om å gjøre å huske dem?
- Ja, egentlig er det slik. En daglig leder er ekstremt busy. Spesielt gjelder det for startups. Da handler det for gründeren om å skaffe kapital, kunder og inntekter, og samtidig holde igjen på utgiftene. Det bør ikke være det samme hodet som jobber med dét – og som samtidig har ansvaret for lønnskjøring, merverdiavgift og arbeidsgiveravgift.
Er det samme person som skal gjøre begge deler, er det fort gjort at én av de to blir skadelidende.
- Ja, når du for eksempel må avlyse et kundemøte fordi du må sitte og jobbe med lønnskjøring eller merverdiavgift, blir det feil. Du må vite hvor mye penger du har, og når de skal ut og inn.
Når det gjelder å ha denne oversikten, forholder det seg annerledes med skattetrekk på den ene siden, og merverdiavgift og arbeidsavgift på den andre.
- Når du først har kjørt lønn, er du ferdig. Med arbeidsgiveravgiften er det tilsvarende mulig å vite hvor mye penger som skal settes av. Har du to ansatte, og de tjener 50 000 kroner hver, skal det ut 28 200 i arbeidsgiveravgift annenhver måned ettersom prosentsatsen er 14,1 % av lønnen. De pengene må du ha klare på konto. Arbeidsgiveravgift for lønn utbetalt i november og desember 2021 skal betales 15. januar 2022. Når det gjelder merverdiavgiftbetaling, har du nesten en måned ekstra.
- Hvorfor det?
- Fordi det tar lenger tid å gjøre opp et merverdiavgiftregnskap. Da må du først få gjennomføre et regnskapsmessig merverdiavgiftoppgjør, og så rapportere inn netto skyldig beløp før betalingsfristen, og den varierer. For eksempel: Beregnet merverdiavgift for november og desember 2021, skal betales 10. februar 2022. Myndighetene gir deg altså én måned ekstra.
- Det gjelder å ha styr på likviditetssituasjonen, med andre ord?
- Ja, og det forutsetter løpende regnskapsførsel.
Les også: Har dere råd til å ansette noen?
Mens skattetrekket altså gjøres samtidig med lønnskjøringen, stiller det større krav til oversikten å sette av nok penger til arbeidsgiveravgift og merverdiavgift, ettersom det ikke er noe krav til særskilte konti for noen av dem. Det betyr til gjengjeld at det er penger som plutselig kan være brukt. De kan ha havnet i hverdagens dragsug.
- I høyeste grad, sier Sven Arnesen. – Merverdiavgift er litt som en regning du selv må skape. Hvis du ikke bryr deg, er det en stor risiko for at du ikke har pengene når du skal betale den. Da er risikoen stor for at du har et ordentlig problem.
Leverer man ikke inn A-melding eller Skattemelding for merverdiavgift, får man først et brev fra Skatteetaten. Brevet er både et varsel og inneholder et betinget vedtak, om hva som vil skje hvis heller ikke den nye fristen overholdes. Det er da snakk om tvangsmulkt eller dagbøter.
- Og det kan fort bli dyrt. Etter én måned er du for eksempel oppe i nesten 20 000 kroner i dagbøter for manglende mva-innlevering! Det betyr med andre ord …
- At det lønner seg å ha styr på pengestrømmen?
- Absolutt.
Én ting er å være et stort selskap med drøssevis av ansatte og en kjempe omsetning. Noe ganske annet er det å være en liten startup med en eller to ansatte. Slik er det lett å tenke, men det fungerer ikke slik i praksis. Reglene er like for alle. Det kan være lett å undervurdere arbeidsbyrden.
- Ja, hvis du skal gjøre det selv og ikke er økonom, eller ikke har råd til å betale 3-10 000 kroner i måneden for at noen gjør det for deg, kan det være lett å undervurdere hva som kreves. Hvis du for eksempel er en kreativ softwareutvikler, kan det virke nesten uoverskuelig å sette seg inn i kravene fra myndighetene når det gjelder skatt, merverdiavgift og arbeidsgiveravgift. Altinn, banken, skjemaer, hvordan skal du gjøre det? Alle kan sette seg inn i det, men det krever mye tid.
- Og det er ingen kjære mor?
- Uansett om du er enkeltperson eller selskap: Staten tar det staten skal ha. De er kanskje ikke så gode til å gi veiledninger. Og du får svar hvis du spør dem, men ventetiden er gjerne lang og det er ikke sikkert du forstår svaret. De er ikke så opptatt av hvordan du har det, de forteller om hva loven krever.
- Da er det om å gjøre å finne kompetansen et sted?
- Ja, enten om du har den selv eller at du får hjelp til det av noen som kan det. Det kan være du har en regnskapskyndig i firmaet eller at du får hjelp fra et regnskapsfirma. For det er mye som må passes på. Har du styr på pengestrømmene, er det veldig lett å slå opp og se akkurat hva du skal betale ved neste termin. Har du ikke sørget for løpende regnskapsførsel, er det en veldig stor jobb å skulle sette seg inn i like før en frist.
- Det høres ut som en relativt beskjeden investering for å bli kvitt hodepinen?
- Ja. Ofte koster det ikke mer enn 15 prosent av et årsverk å sørge for at alt innen lønn og regnskap er i orden. Konsekvensene av å ikke ha styr på regnskapet, er i verste fall kroken på døra.
Om du ikke leverer inn a-melding, mva-melding eller skattemelding, kan det påløpe tvangsmulkt på inntil 1223 kroner, som er et helt rettsgebyr, pr dag.
Satsen på tvangsmulkt er 1/10 rettsgebyr per inntektsmottaker som mangler eller har feil i opplysningene per dag. Maksgrensen er 1000 rettsgebyr per periode, og maksbeløpet er 1 199 000 kroner per periode.
For både mva-melding og skattemelding er satsen et halvt rettsgebyr per dag (det vil si 611 kroner i 2022). Maksgrensen er 50 rettsgebyr. Du kan klage på mulkten, men den skal betales uansett.
Kilde: Skatteetaten
Få en kalender som viser frister og viktige datoer for regnskapsåret 2022
